Sức Mạnh Đồng Đội: Sự kết hợp của tài năng
"Một cây làm chẳng nên non
Ba cây chụm lại nên hòn núi cao".
Từ rất lâu, ông cha ta đã ý thức được tinh thần tập thể: “Hợp quần gây sức mạnh”, nhằm tìm được tiếng nói chung khi làm việc đồng đội. Tuy nhiên, không phải bất cứ tập thể nào cũng sản sinh sức mạnh. Một tập thể thiếu tổ chức theo khoa học và vô kỷ luật, một cộng đoàn thiếu vị lãnh đạo khôn khéo tài ba, thì chẳng những không phát huy được sức mạnh, mà còn tạo ra sự chia rẽ, mất tình đoàn kết, và cuối cùng đi đến tan rã.
Vậy, sức mạnh tập thể có được là nhờ đâu? Phải làm gì để phát huy sức mạnh đồng đội? Đâu là những hiệu quả phát sinh từ sức mạnh cộng đồng?
Để khám phá ra sức mạnh của tập thể, chiều thứ Bảy 09/11/2013, Chương trình Chuyên đề Giáo Dục đã tổ chức buổi nói chuyện chuyên đề với đề tài “SỨC MẠNH ĐỒNG ĐỘI” do Thầy Giuse Phạm Quang Thùy chia sẻ, với sự tham dự của khoảng 100 bạn trẻ tại Trung tâm Mục vụ Tổng Giáo phận Sài Gòn.
Dẫn nhập về kỹ năng
Mở đầu bài chia sẻ, Thầy Giuse cho hay ngày nay, người ta quan niệm rằng sự thành công trong công việc là nhờ vào 25% kỹ năng cứng, còn 75% còn lại là nhờ vào kỹ năng mềm. Kỹ năng cứng là trình độ, kiến thức chuyên môn, những đúc kết và thực hành có tính chất kỹ thuật nghề nghiệp, là tất cả những gì chúng ta học hỏi từ gia đình, nhà trường. Kỹ năng mềm là những kỹ năng có liên quan đến việc sử dụng ngôn ngữ, thái độ và hành vi ứng xử áp dụng vào việc giao tiếp giữa người với người, là những kỹ năng nhằm giúp hòa nhập vào tập thể, tổ chức, cộng đồng và xã hội.
Kỹ năng cứng là nền tảng mỗi người buộc phải có để có thể làm việc, còn kỹ năng mềm là những kỹ năng dùng để triển khai công việc dựa trên nền tảng đã có, chẳng hạn như: kỹ năng giao tiếp, lãnh đạo, quản lý thời gian, thư giãn, vượt qua khủng hoảng, sáng tạo... Để đạt đến thành công trong công việc, một trong những kỹ năng cần phải có chính là kỹ năng làm việc đồng đội (teamwork).
Khi Thầy Giuse đặt ra câu hỏi về những khó khăn khi làm việc đồng đội, các tham dự viên đã đưa ra một số lý do như: không hợp ý nhau, bất đồng quan điểm, thiếu lãnh đạo giỏi, không lắng nghe nhau, thiếu lửa, đùn đẩy công việc, thiếu trách nhiệm... Để giải quyết những khó khăn này, Thầy Giuse hy vọng rằng qua những chia sẻ của thầy cùng những hoạt động tương tác, các tham dự viên có thể hiểu được vai trò và lợi ích của làm việc đồng đội, xác định được vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong đội, ứng dụng một số kỹ năng nhằm cải tiến quan hệ hợp tác để làm việc và lãnh đạo đội thành công.
Sau khi cho xem đoạn phim về “những pha ghi bàn đẹp trong bóng đá” để thấy được tinh thần đồng đội, thầy nói rằng những khả năng của con người chỉ có thể được gọi là kỹ năng khi nó được đưa vào thực tế, đưa vào hành động, khi chúng ta biết vận dụng nó một cách thành thạo, nhuần nhuyễn và chuyên nghiệp. Vì thế, thầy đã cho các tham dự viên chơi trò chơi đồng đội về vận chuyển vật liệu (những sợi thun) và thiết bị (ống hút) từ địa điểm tập kết (bàn học) đến địa điểm thi công (trên bục giảng) mà không dùng đến tay. Sau một chút bỡ ngỡ về thể lệ trò chơi, các tham dự viên của từng đội đã hào hứng, sôi nổi tham gia vào trò chơi một cách nhịp nhàng để đạt đến mục tiêu đã đề ra. Đó là bài học đầu tiên về làm việc đồng đội và tinh thần đồng đội sau khi trò chơi kết thúc.
Tổng quan về Đội
Trước khi đưa ra khái niệm về đội, Thầy Giuse cho xem một bức hình về mèo trắng cõng mèo đen đứng trên chồng sách chuẩn bị bắt con cá trong chậu để trên bàn. Muốn lấy được con cá thì con mèo này phải cõng con mèo kia, đó là sự phân chia nhiệm vụ. Một đức tính cần phải có trong sức mạnh đồng đội chính là sự hy sinh, mèo đen thì nhanh nhẹn hơn nên đứng lên trên để có thể bắt được cá. Chồng sách tượng trưng cho tri thức, làm việc gì cũng có sự hiểu biết, hợp tác cần phải có sự hiểu biết để tạo nên sức mạnh đồng đội.
Muốn có sức mạnh đồng đội, trước tiên cần phải tìm hiểu khái niệm về đội và lợi ích của nó. Lewis - Mc Clear cho rằng Đội là “hai hay nhiều người làm việc với nhau để cùng hoàn thành một mục tiêu chung”. Một khái niệm khác của Katzenbach & Smith cho rằng đội là “một số người với các kỹ năng bổ sung cho nhau, cùng cam kết làm việc, chia sẻ trách nhiệm vì một mục tiêu chung". Các đặc điểm cốt lõi của đội là bao gồm hai hay nhiều người có quan hệ tương tác, có mục tiêu chung, có cơ cấu ổn định và mỗi người nhận biết mình là thành viên của đội.
Lợi ích của làm việc đồng đội là tăng năng suất và chất lượng công việc, tốc độ và hiệu quả công việc cao hơn, ra quyết định và giải quyết vấn đề được thực hiện tốt hơn, xây dựng quan hệ đồng nghiệp tốt đẹp. Nó cũng làm phát triển kỹ năng truyền thông, kỹ năng làm việc với con người, nghĩa là làm sao nói cho người khác nghe, nói cho người khác hiểu và làm được. Làm việc đồng đội nhằm phát huy tính sáng tạo và năng lực làm việc của các thành viên.
Các yếu tố cơ bản của một đội
Các yếu tố cơ bản của một đội cũng nhằm giải quyết những khó khăn mà khi làm việc chung với nhau chúng ta thường gặp phải, các yếu tố đó là: thống nhất mục tiêu, trách nhiệm cá nhân và tinh thần đồng đội.
Cần phân biệt các loại mục tiêu: mục tiêu của tổ chức, mục tiêu của đội, mục tiêu của cá nhân. Mục tiêu của tổ chức là mục tiêu lớn nhất bao trùm toàn bộ các mục tiêu, mục tiêu của đội phải nằm trong mục tiêu của tổ chức, mục tiêu của cá nhân phải nằm trong mục tiêu của đội, và dĩ nhiên, phải nằm trong mục tiêu của tổ chức. Luôn luôn nhớ rằng để tinh thần đồng đội được phát huy, trong qúa trình làm việc, các thành viên trong đội phải nhắm đến mục tiêu của đội chứ đừng vì mục tiêu cá nhân mà làm ảnh hưởng đến toàn đội.
Các thành viên trong đội phải cùng xác định với nhau để thống nhất mục tiêu chung, việc thiết lập mục tiêu phải theo tiêu chí SMART: Specific - Cụ thể, Motivationa - Có động lực, Agreed upon - Đồng thuận, Beasonable - Hợp lý, Time-frame - Có hạn định thời gian.
Trách nhiệm của mỗi cá nhân trong đội là phải gánh lấy, nhận lấy một công việc nào đó đội giao cho mình. Không thụ động chờ ra lệnh mà là mỗi người một việc, một nhiệm vụ. Do đó, mỗi cá nhân cần tham gia vào quá trình ra quyết định về mục tiêu và công việc của Đội, đảm trách vai trò và nhiệm vụ cụ thể để hoàn thành mục tiêu đề ra, và cần phải có sự tín nhiệm lẫn nhau.
Để đội làm việc có hiệu quả và đạt đến thành công trong công việc, cần phải có tinh thần đồng đội, nghĩa là cần phải liên kết với nhau để hoàn thành mục tiêu chung của đội. Hỗ trợ, giúp đỡ các thành viên trong đội, không thể làm ngơ mạnh ai nấy làm. Bảo vệ uy tín của đội và cá nhân trong đội, đừng phê bình nói xấu, hạ phẩm giá, danh dự của nhau.
Làm việc đồng đội là chia sẻ các ý tưởng, chia sẻ giải pháp, mỗi cá nhân cần phải thân thiện, cởi mở, sẵn sàng hợp tác, hỗ trợ nhau. Làm việc đồng đội là một quá trình chứ không phải là một mục đích, nghĩa là phải có diễn tiến, thăng trầm, có sự biến đổi. Sức mạnh đồng đội là vì mục tiêu chung.
Để thư giãn, Thầy Giuse cho cộng đoàn hát và cử điệu bài hát “Ngón tay nhúc nhích” và giải thích bài học về tinh thần đồng đội. Ngón cái tượng trưng cho đội trưởng, là ngón nhúc nhích đầu tiên, đội trưởng là người đi tiên phong. Nhưng khi đến 4 hoặc 8 ngón tay nhúc nhích, thì 2 ngón cái không tham gia, đây là nguyên tắc ủy quyền, đã giao trách nhiệm cho người khác rồi thì đừng xen vào công việc của họ. Nhưng khi cần thiết thì người lãnh đạo cũng tham gia hoạt động như một thành viên.
Các yếu tố xây dựng đội làm việc hiệu quả là sự tin tưởng lẫn nhau, ủng hộ lẫn nhau, tôn trọng lẫn nhau. Bên cạnh đó, cần phải có kỹ năng giao tiếp, sự chấp nhận và giải quyết mâu thuẫn nội bộ.
Các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động của đội:
- Yếu tố cá nhân và quyền lợi: Chúng ta thường nghe nói đến lợi ích nhóm, lợi ích của một cá nhân, một nhóm nhỏ làm ảnh hưởng đến cả đội, đây là điều cần phải chú ý để đội không bị chia rẽ bởi lợi ích.
- Văn hoá cạnh tranh: Ngày nay, người ta áp dụng lý thuyết win-win, đôi bên cùng thắng chứ không tiêu diệt nhau để sống.
- Không có hình mẫu để theo: Đôi khi chúng ta thực hiện công việc mà không biết viễn cảnh sẽ như thế nào, không hình dung ra được đích đến, làm việc một cách mơ hồ, trừu tượng, không có hình mẫu để theo, đó là một khó khăn cần phải hợp sức để tìm ra hướng đi đúng khi làm việc đồng đội.
Các yếu tố ảnh hưởng đến tính năng động của đội:
- Các yếu tố trong công việc: Thiết kế công việc, kỹ thuật áp dụng, cách bố trí phòng ban, nơi làm việc.
Các yếu tố môi trường chung quanh: Văn hóa tổ chức, bao gồm văn hóa dân tộc, tôn giáo. Bên cạnh đó, còn có mức độ gần gũi và các loại hình đội, các hình thức và phong cách lãnh đạo, phẩm chất của người lãnh đạo, hệ thống khen thưởng, cơ cấu quyền lực trong nội bộ tổ chức.
Các yếu tố bên trong mỗi thành viên: Năng lực, kỹ năng, kinh nghiệm, hành vi, quan điểm, kỳ vọng, cá tính của mỗi cá có ảnh hưởng lớn đến đội. Người đội trưởng cần nắm rõ từng thành viên để phân công công việc hợp lý nhằm phát huy khả năng của từng cá nhân, từ đó làm tăng sức mạnh của đội.
Các yếu tố bên trong đội: Quy mô của đội (tốt nhất từ 6 đến 8 người, tối đa là 10 người), sự thay đổi nhân sự, sự đồng nhất về trình độ, đào tạo, kinh nghiệm.
Ngoài các yếu tố trên, Thầy Giuse còn nêu ra cách đánh giá tính hiệu quả của một đội, người đội trưởng làm gì để nâng cao hiệu quả làm việc, cách thức nâng cao các tiêu chuẩn và cách đánh giá thế nào là một đội thành công. Theo đó, một đội thành công là đội đạt kết quả cao, biết cách lãnh đạo, có suy nghĩ tích cực, luôn cải tiến, sáng tạo, nhận diện được rủi ro, nguy cơ, luôn xem thay đổi mang tính tất yếu, các thành viên nhận biết vai trò và có sự hợp tác chặt chẽ.
Các kỹ năng thiết yếu để lãnh đạo đội bao gồm kỹ năng giao tiếp trong công việc, giải quyết mâu thuẫn, phòng ngừa xung đột, giải quyết vấn đề và ra quyết định.
Kỹ năng giao tiếp trong công việc
Một trong những kỹ năng quan trọng trong cuộc sống và trong công việc chính là kỹ năng giao tiếp nhằm giúp các thành viên trong đội thấu hiểu lẫn nhau. Vì thế, cần chú ý đến giao tiếp hai chiều để tạo hiệu quả của việc giao tiếp. Một quy trình giao tiếp bao gồm: người gửi có ý tưởng, ý tưởng được mã hóa và gửi đi, người nhận nhận thông điệp và giải mã, giải mã xong thì hiểu ý nghĩa của thông điệp là gì và phản hồi cho người gửi.
Không phải bao giờ sự giao tiếp cũng xảy ra một cách thuận lợi, nó bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như:
- Trạng thái cảm xúc: Tuỳ vào cảm xúc của người nói mà người nghe có thể hiểu đúng hoặc sai câu chuyện được truyền đạt;
- Độ tin cậy: Tùy theo từng người mà giá trị của lời nói có đáng tin hay không và tin ở mức độ nào;
- Bối cảnh: Tuỳ vào bối cảnh mà cùng một câu chuyện có thể mang ý nghĩa khác nhau;
- Nhận thức cá nhân;
- Lắng nghe chọn lựa: Thích thì nghe, không thích thì không nghe;
- Quá tải;
- Chênh lệch quyền lực: Người có quyền lực cao thì tiếng nói có trọng lượng hơn;
- Ngôn ngữ riêng: Mỗi một thế giới, mỗi dân tộc, mỗi nền văn hóa có một ngôn ngữ khác biệt.
Các hình thức giao tiếp bao gồm chữ viết, lời nói, ngôn ngữ hình thể, phi ngôn ngữ: lên giọng, xuống giọng, gằn giọng, nói nhanh, nói chậm, ánh mắt, cử chỉ, thái độ… Trong giao tiếp, chúng ta cần chú ý đến nguyên tắc ABC: Accuracy - chính xác, Brevity - ngắn gọn, Clearity - rõ ràng.
Thông thường trong giao tiếp người ta thiếu lắng nghe, vì thế cần phải có kỹ năng lắng nghe. Có 5 mức độ nghe: Phớt lờ, giả vờ nghe, lắng nghe chọn lọc, lắng nghe chăm chú, lắng nghe thấu cảm. Để lắng nghe có hiệu quả cần phải lưu ý: Nghe xong hãy nói, phải biết phản hồi, kiểm soát cảm xúc bản thân, không tranh cãi, phán xét, hỏi để hiểu rõ vấn đề, nhắc lại nội dung, tìm ra ý chính, ghi chép thông tin đã nhận, chú ý vị trí ngồi nghe, tránh ngồi trực diện, giao lưu bằng mắt.
Nghe thôi chưa đủ, mà phải biết cách đặt câu hỏi: Phải hỏi một cách rõ ràng và chính xác, dừng lại cho người nghe có thời gian suy nghĩ và hỏi lại cách khác nếu người nghe không trả lời được. Sử dụng câu hỏi đóng khi cần xác nhận không tin, dùng câu hỏi mở để tìm kiếm thông tin (5W,1H). Nên hỏi tập trung vào một vấn đề, đưa ra câu hỏi khơi gợi suy nghĩ ở người nghe, đưa ra câu hỏi phù hợp với sự hiểu biết của người nghe. Không nên đặt câu hỏi mơ hồ, bao gồm nhiều vấn đề, đưa ra câu hỏi nhưng người nghe không thể trả lời được, đưa ra câu hỏi để gài bẫy người nghe.
Bên cạnh đó, chúng ta cũng cần phải biết cách phản hồi, đó là một hình thức trao đổi thông tin, trong đó chúng ta cho hoặc nhận thông tin về tác động của hành vi mà người khác làm (hay chúng ta làm). Mục đích của phản hồi là nhằm giúp cho việc phát triển cá nhân và công việc. Có hai loại phản hồi: Khen là đánh giá cao về những thành tựu đạt được. Phê bình là nhằm chỉ ra những thiếu sót trong công việc và đề nghị sửa chữa. Khi cho phản hồi cần mô tả lại tình huống cụ thể, hành vi cụ thể, nói rõ tác động của hành vi đó đến bản thân / đến người khác / đến tổ chức và đề xuất cách làm khác (đối với phản hồi để phát triển).
Nghệ thuật của phản hồi khi cần phê bình ai đó, cần theo phương pháp “sandwich”, nghĩa là khen – góp ý – khen. Đừng trực diện phê bình người khác mà phải khen chê hợp lý, lồng vào những phê bình là những lời khen, khen nhiều hơn chê để người nghe dễ dàng tiếp thu phê bình về những khuyết điểm, thiếu sót của họ.
Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn
Mâu thuẫn là chuyện đương nhiên xảy ra khi làm việc đồng đội nhưng điều quan trọng là phải biết cách giải quyết nó như thế nào. Gốc rễ của mâu thuẫn là sự khác biệt về quyền lợi và công việc, khác biệt về văn hóa, về phong cách hoặc không cùng hướng đến mục tiêu chung. Mức độ mâu thuẫn đi từ không thoải mái đến những rắc rối, hiểu lầm, dẫn đến căng thẳng và khủng hoảng.
Cần phải nhìn thẳng vào thực trạng vấn đề đang xảy ra để giải quyết mâu thuẫn vì mâu thuẫn không tự mất đi. Đó là một hiện tượng tự nhiên, thậm chí đôi lúc mâu thuẫn vẫn có thể đem lại lợi ích. Nếu không tìm cách giải quyết rất có thể tạo ra mâu thuẫn trầm trọng hơn.
Khi giải quyết mâu thuẫn phải dựa trên mục tiêu chung của tổ chức, đảm bảo tính khách quan và chính xác của thông tin. Cần đánh giá việc thực hiện các cam kết, cả hai bên phải đạt được cam kết để giải quyết mâu thuẫn và khi giải quyết mâu thuẫn cần đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan. Khi xảy ra mâu thuẫn cần cư xử với nhau bằng cách trao đổi, hoà giải, quan tâm đến vấn đề, đến con người với thái độ quyết đoán, thẳng thắng, dứt khoát để mâu thuẫn được giải quyết.
Các bước xử lý mâu thuẫn (viết tắt là TRIBE): Tell – Nói ra với mọi người bạn đang nghĩ gì. Reflectively listen – Lắng nghe phản ứng của người kia. Identify – Xác định xem điều gì là quan trọng nhất. Brainstorm – Nghĩ về các giải pháp có thể. Evaluate – Đánh giá các giải pháp và thống nhất chọn giải pháp.
Tóm lại, làm việc đồng đội hiệu quả có thể giúp tổ chức đạt được mục tiêu (TEAM: Together, Everyone, Achieve, More). Thành công hay thất bại trong công việc không chỉ nhờ vào tài năng, kỹ năng của từng cá nhân mà còn nhờ vào sự kết hợp những tài năng khác nhau để thành sức mạnh của đồng đội. Chính vì thế, Walter Elias Disney, người sáng lập công ty Walt Disney đã nhận định cho thành công của ông:“Điều quan trọng nhất trong tất cả những việc tôi đã làm là kết hợp được tài năng của tất cả những ai làm việc cho tổ chức và hướng họ đến một mục tiêu nhất định”. Sức mạnh của sự hợp quần không chỉ thể hiện trong công việc mà còn thể hiện qua sự cầu nguyện, khi Chúa Giêsu dạy rằng: "Thầy còn bảo thật anh em: nếu ở dưới đất, hai người trong anh em hợp lời cầu xin bất cứ điều gì, thì Cha Thầy, Ðấng ngự trên trời, sẽ ban cho. Vì ở đâu có hai ba người họp lại nhân danh Thầy, thì có Thầy ở giữa họ".
Tạ Ân Phúc
"Một cây làm chẳng nên non
Ba cây chụm lại nên hòn núi cao".
Từ rất lâu, ông cha ta đã ý thức được tinh thần tập thể: “Hợp quần gây sức mạnh”, nhằm tìm được tiếng nói chung khi làm việc đồng đội. Tuy nhiên, không phải bất cứ tập thể nào cũng sản sinh sức mạnh. Một tập thể thiếu tổ chức theo khoa học và vô kỷ luật, một cộng đoàn thiếu vị lãnh đạo khôn khéo tài ba, thì chẳng những không phát huy được sức mạnh, mà còn tạo ra sự chia rẽ, mất tình đoàn kết, và cuối cùng đi đến tan rã.
Vậy, sức mạnh tập thể có được là nhờ đâu? Phải làm gì để phát huy sức mạnh đồng đội? Đâu là những hiệu quả phát sinh từ sức mạnh cộng đồng?
Để khám phá ra sức mạnh của tập thể, chiều thứ Bảy 09/11/2013, Chương trình Chuyên đề Giáo Dục đã tổ chức buổi nói chuyện chuyên đề với đề tài “SỨC MẠNH ĐỒNG ĐỘI” do Thầy Giuse Phạm Quang Thùy chia sẻ, với sự tham dự của khoảng 100 bạn trẻ tại Trung tâm Mục vụ Tổng Giáo phận Sài Gòn.
Dẫn nhập về kỹ năng
 |
Kỹ năng cứng là nền tảng mỗi người buộc phải có để có thể làm việc, còn kỹ năng mềm là những kỹ năng dùng để triển khai công việc dựa trên nền tảng đã có, chẳng hạn như: kỹ năng giao tiếp, lãnh đạo, quản lý thời gian, thư giãn, vượt qua khủng hoảng, sáng tạo... Để đạt đến thành công trong công việc, một trong những kỹ năng cần phải có chính là kỹ năng làm việc đồng đội (teamwork).
Khi Thầy Giuse đặt ra câu hỏi về những khó khăn khi làm việc đồng đội, các tham dự viên đã đưa ra một số lý do như: không hợp ý nhau, bất đồng quan điểm, thiếu lãnh đạo giỏi, không lắng nghe nhau, thiếu lửa, đùn đẩy công việc, thiếu trách nhiệm... Để giải quyết những khó khăn này, Thầy Giuse hy vọng rằng qua những chia sẻ của thầy cùng những hoạt động tương tác, các tham dự viên có thể hiểu được vai trò và lợi ích của làm việc đồng đội, xác định được vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong đội, ứng dụng một số kỹ năng nhằm cải tiến quan hệ hợp tác để làm việc và lãnh đạo đội thành công.
Sau khi cho xem đoạn phim về “những pha ghi bàn đẹp trong bóng đá” để thấy được tinh thần đồng đội, thầy nói rằng những khả năng của con người chỉ có thể được gọi là kỹ năng khi nó được đưa vào thực tế, đưa vào hành động, khi chúng ta biết vận dụng nó một cách thành thạo, nhuần nhuyễn và chuyên nghiệp. Vì thế, thầy đã cho các tham dự viên chơi trò chơi đồng đội về vận chuyển vật liệu (những sợi thun) và thiết bị (ống hút) từ địa điểm tập kết (bàn học) đến địa điểm thi công (trên bục giảng) mà không dùng đến tay. Sau một chút bỡ ngỡ về thể lệ trò chơi, các tham dự viên của từng đội đã hào hứng, sôi nổi tham gia vào trò chơi một cách nhịp nhàng để đạt đến mục tiêu đã đề ra. Đó là bài học đầu tiên về làm việc đồng đội và tinh thần đồng đội sau khi trò chơi kết thúc.
Tổng quan về Đội
 |
Muốn có sức mạnh đồng đội, trước tiên cần phải tìm hiểu khái niệm về đội và lợi ích của nó. Lewis - Mc Clear cho rằng Đội là “hai hay nhiều người làm việc với nhau để cùng hoàn thành một mục tiêu chung”. Một khái niệm khác của Katzenbach & Smith cho rằng đội là “một số người với các kỹ năng bổ sung cho nhau, cùng cam kết làm việc, chia sẻ trách nhiệm vì một mục tiêu chung". Các đặc điểm cốt lõi của đội là bao gồm hai hay nhiều người có quan hệ tương tác, có mục tiêu chung, có cơ cấu ổn định và mỗi người nhận biết mình là thành viên của đội.
Lợi ích của làm việc đồng đội là tăng năng suất và chất lượng công việc, tốc độ và hiệu quả công việc cao hơn, ra quyết định và giải quyết vấn đề được thực hiện tốt hơn, xây dựng quan hệ đồng nghiệp tốt đẹp. Nó cũng làm phát triển kỹ năng truyền thông, kỹ năng làm việc với con người, nghĩa là làm sao nói cho người khác nghe, nói cho người khác hiểu và làm được. Làm việc đồng đội nhằm phát huy tính sáng tạo và năng lực làm việc của các thành viên.
Các yếu tố cơ bản của một đội
Các yếu tố cơ bản của một đội cũng nhằm giải quyết những khó khăn mà khi làm việc chung với nhau chúng ta thường gặp phải, các yếu tố đó là: thống nhất mục tiêu, trách nhiệm cá nhân và tinh thần đồng đội.
Cần phân biệt các loại mục tiêu: mục tiêu của tổ chức, mục tiêu của đội, mục tiêu của cá nhân. Mục tiêu của tổ chức là mục tiêu lớn nhất bao trùm toàn bộ các mục tiêu, mục tiêu của đội phải nằm trong mục tiêu của tổ chức, mục tiêu của cá nhân phải nằm trong mục tiêu của đội, và dĩ nhiên, phải nằm trong mục tiêu của tổ chức. Luôn luôn nhớ rằng để tinh thần đồng đội được phát huy, trong qúa trình làm việc, các thành viên trong đội phải nhắm đến mục tiêu của đội chứ đừng vì mục tiêu cá nhân mà làm ảnh hưởng đến toàn đội.
Các thành viên trong đội phải cùng xác định với nhau để thống nhất mục tiêu chung, việc thiết lập mục tiêu phải theo tiêu chí SMART: Specific - Cụ thể, Motivationa - Có động lực, Agreed upon - Đồng thuận, Beasonable - Hợp lý, Time-frame - Có hạn định thời gian.
Trách nhiệm của mỗi cá nhân trong đội là phải gánh lấy, nhận lấy một công việc nào đó đội giao cho mình. Không thụ động chờ ra lệnh mà là mỗi người một việc, một nhiệm vụ. Do đó, mỗi cá nhân cần tham gia vào quá trình ra quyết định về mục tiêu và công việc của Đội, đảm trách vai trò và nhiệm vụ cụ thể để hoàn thành mục tiêu đề ra, và cần phải có sự tín nhiệm lẫn nhau.
Để đội làm việc có hiệu quả và đạt đến thành công trong công việc, cần phải có tinh thần đồng đội, nghĩa là cần phải liên kết với nhau để hoàn thành mục tiêu chung của đội. Hỗ trợ, giúp đỡ các thành viên trong đội, không thể làm ngơ mạnh ai nấy làm. Bảo vệ uy tín của đội và cá nhân trong đội, đừng phê bình nói xấu, hạ phẩm giá, danh dự của nhau.
Làm việc đồng đội là chia sẻ các ý tưởng, chia sẻ giải pháp, mỗi cá nhân cần phải thân thiện, cởi mở, sẵn sàng hợp tác, hỗ trợ nhau. Làm việc đồng đội là một quá trình chứ không phải là một mục đích, nghĩa là phải có diễn tiến, thăng trầm, có sự biến đổi. Sức mạnh đồng đội là vì mục tiêu chung.
 |
Các yếu tố xây dựng đội làm việc hiệu quả là sự tin tưởng lẫn nhau, ủng hộ lẫn nhau, tôn trọng lẫn nhau. Bên cạnh đó, cần phải có kỹ năng giao tiếp, sự chấp nhận và giải quyết mâu thuẫn nội bộ.
Các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động của đội:
- Yếu tố cá nhân và quyền lợi: Chúng ta thường nghe nói đến lợi ích nhóm, lợi ích của một cá nhân, một nhóm nhỏ làm ảnh hưởng đến cả đội, đây là điều cần phải chú ý để đội không bị chia rẽ bởi lợi ích.
- Văn hoá cạnh tranh: Ngày nay, người ta áp dụng lý thuyết win-win, đôi bên cùng thắng chứ không tiêu diệt nhau để sống.
- Không có hình mẫu để theo: Đôi khi chúng ta thực hiện công việc mà không biết viễn cảnh sẽ như thế nào, không hình dung ra được đích đến, làm việc một cách mơ hồ, trừu tượng, không có hình mẫu để theo, đó là một khó khăn cần phải hợp sức để tìm ra hướng đi đúng khi làm việc đồng đội.
Các yếu tố ảnh hưởng đến tính năng động của đội:
- Các yếu tố trong công việc: Thiết kế công việc, kỹ thuật áp dụng, cách bố trí phòng ban, nơi làm việc.
Các yếu tố môi trường chung quanh: Văn hóa tổ chức, bao gồm văn hóa dân tộc, tôn giáo. Bên cạnh đó, còn có mức độ gần gũi và các loại hình đội, các hình thức và phong cách lãnh đạo, phẩm chất của người lãnh đạo, hệ thống khen thưởng, cơ cấu quyền lực trong nội bộ tổ chức.
Các yếu tố bên trong mỗi thành viên: Năng lực, kỹ năng, kinh nghiệm, hành vi, quan điểm, kỳ vọng, cá tính của mỗi cá có ảnh hưởng lớn đến đội. Người đội trưởng cần nắm rõ từng thành viên để phân công công việc hợp lý nhằm phát huy khả năng của từng cá nhân, từ đó làm tăng sức mạnh của đội.
Các yếu tố bên trong đội: Quy mô của đội (tốt nhất từ 6 đến 8 người, tối đa là 10 người), sự thay đổi nhân sự, sự đồng nhất về trình độ, đào tạo, kinh nghiệm.
Ngoài các yếu tố trên, Thầy Giuse còn nêu ra cách đánh giá tính hiệu quả của một đội, người đội trưởng làm gì để nâng cao hiệu quả làm việc, cách thức nâng cao các tiêu chuẩn và cách đánh giá thế nào là một đội thành công. Theo đó, một đội thành công là đội đạt kết quả cao, biết cách lãnh đạo, có suy nghĩ tích cực, luôn cải tiến, sáng tạo, nhận diện được rủi ro, nguy cơ, luôn xem thay đổi mang tính tất yếu, các thành viên nhận biết vai trò và có sự hợp tác chặt chẽ.
Các kỹ năng thiết yếu để lãnh đạo đội bao gồm kỹ năng giao tiếp trong công việc, giải quyết mâu thuẫn, phòng ngừa xung đột, giải quyết vấn đề và ra quyết định.
Kỹ năng giao tiếp trong công việc
 |
Không phải bao giờ sự giao tiếp cũng xảy ra một cách thuận lợi, nó bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như:
- Trạng thái cảm xúc: Tuỳ vào cảm xúc của người nói mà người nghe có thể hiểu đúng hoặc sai câu chuyện được truyền đạt;
- Độ tin cậy: Tùy theo từng người mà giá trị của lời nói có đáng tin hay không và tin ở mức độ nào;
- Bối cảnh: Tuỳ vào bối cảnh mà cùng một câu chuyện có thể mang ý nghĩa khác nhau;
- Nhận thức cá nhân;
- Lắng nghe chọn lựa: Thích thì nghe, không thích thì không nghe;
- Quá tải;
- Chênh lệch quyền lực: Người có quyền lực cao thì tiếng nói có trọng lượng hơn;
- Ngôn ngữ riêng: Mỗi một thế giới, mỗi dân tộc, mỗi nền văn hóa có một ngôn ngữ khác biệt.
Các hình thức giao tiếp bao gồm chữ viết, lời nói, ngôn ngữ hình thể, phi ngôn ngữ: lên giọng, xuống giọng, gằn giọng, nói nhanh, nói chậm, ánh mắt, cử chỉ, thái độ… Trong giao tiếp, chúng ta cần chú ý đến nguyên tắc ABC: Accuracy - chính xác, Brevity - ngắn gọn, Clearity - rõ ràng.
Thông thường trong giao tiếp người ta thiếu lắng nghe, vì thế cần phải có kỹ năng lắng nghe. Có 5 mức độ nghe: Phớt lờ, giả vờ nghe, lắng nghe chọn lọc, lắng nghe chăm chú, lắng nghe thấu cảm. Để lắng nghe có hiệu quả cần phải lưu ý: Nghe xong hãy nói, phải biết phản hồi, kiểm soát cảm xúc bản thân, không tranh cãi, phán xét, hỏi để hiểu rõ vấn đề, nhắc lại nội dung, tìm ra ý chính, ghi chép thông tin đã nhận, chú ý vị trí ngồi nghe, tránh ngồi trực diện, giao lưu bằng mắt.
Nghe thôi chưa đủ, mà phải biết cách đặt câu hỏi: Phải hỏi một cách rõ ràng và chính xác, dừng lại cho người nghe có thời gian suy nghĩ và hỏi lại cách khác nếu người nghe không trả lời được. Sử dụng câu hỏi đóng khi cần xác nhận không tin, dùng câu hỏi mở để tìm kiếm thông tin (5W,1H). Nên hỏi tập trung vào một vấn đề, đưa ra câu hỏi khơi gợi suy nghĩ ở người nghe, đưa ra câu hỏi phù hợp với sự hiểu biết của người nghe. Không nên đặt câu hỏi mơ hồ, bao gồm nhiều vấn đề, đưa ra câu hỏi nhưng người nghe không thể trả lời được, đưa ra câu hỏi để gài bẫy người nghe.
Bên cạnh đó, chúng ta cũng cần phải biết cách phản hồi, đó là một hình thức trao đổi thông tin, trong đó chúng ta cho hoặc nhận thông tin về tác động của hành vi mà người khác làm (hay chúng ta làm). Mục đích của phản hồi là nhằm giúp cho việc phát triển cá nhân và công việc. Có hai loại phản hồi: Khen là đánh giá cao về những thành tựu đạt được. Phê bình là nhằm chỉ ra những thiếu sót trong công việc và đề nghị sửa chữa. Khi cho phản hồi cần mô tả lại tình huống cụ thể, hành vi cụ thể, nói rõ tác động của hành vi đó đến bản thân / đến người khác / đến tổ chức và đề xuất cách làm khác (đối với phản hồi để phát triển).
Nghệ thuật của phản hồi khi cần phê bình ai đó, cần theo phương pháp “sandwich”, nghĩa là khen – góp ý – khen. Đừng trực diện phê bình người khác mà phải khen chê hợp lý, lồng vào những phê bình là những lời khen, khen nhiều hơn chê để người nghe dễ dàng tiếp thu phê bình về những khuyết điểm, thiếu sót của họ.
Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn
Mâu thuẫn là chuyện đương nhiên xảy ra khi làm việc đồng đội nhưng điều quan trọng là phải biết cách giải quyết nó như thế nào. Gốc rễ của mâu thuẫn là sự khác biệt về quyền lợi và công việc, khác biệt về văn hóa, về phong cách hoặc không cùng hướng đến mục tiêu chung. Mức độ mâu thuẫn đi từ không thoải mái đến những rắc rối, hiểu lầm, dẫn đến căng thẳng và khủng hoảng.
Cần phải nhìn thẳng vào thực trạng vấn đề đang xảy ra để giải quyết mâu thuẫn vì mâu thuẫn không tự mất đi. Đó là một hiện tượng tự nhiên, thậm chí đôi lúc mâu thuẫn vẫn có thể đem lại lợi ích. Nếu không tìm cách giải quyết rất có thể tạo ra mâu thuẫn trầm trọng hơn.
Khi giải quyết mâu thuẫn phải dựa trên mục tiêu chung của tổ chức, đảm bảo tính khách quan và chính xác của thông tin. Cần đánh giá việc thực hiện các cam kết, cả hai bên phải đạt được cam kết để giải quyết mâu thuẫn và khi giải quyết mâu thuẫn cần đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan. Khi xảy ra mâu thuẫn cần cư xử với nhau bằng cách trao đổi, hoà giải, quan tâm đến vấn đề, đến con người với thái độ quyết đoán, thẳng thắng, dứt khoát để mâu thuẫn được giải quyết.
Các bước xử lý mâu thuẫn (viết tắt là TRIBE): Tell – Nói ra với mọi người bạn đang nghĩ gì. Reflectively listen – Lắng nghe phản ứng của người kia. Identify – Xác định xem điều gì là quan trọng nhất. Brainstorm – Nghĩ về các giải pháp có thể. Evaluate – Đánh giá các giải pháp và thống nhất chọn giải pháp.
Tóm lại, làm việc đồng đội hiệu quả có thể giúp tổ chức đạt được mục tiêu (TEAM: Together, Everyone, Achieve, More). Thành công hay thất bại trong công việc không chỉ nhờ vào tài năng, kỹ năng của từng cá nhân mà còn nhờ vào sự kết hợp những tài năng khác nhau để thành sức mạnh của đồng đội. Chính vì thế, Walter Elias Disney, người sáng lập công ty Walt Disney đã nhận định cho thành công của ông:“Điều quan trọng nhất trong tất cả những việc tôi đã làm là kết hợp được tài năng của tất cả những ai làm việc cho tổ chức và hướng họ đến một mục tiêu nhất định”. Sức mạnh của sự hợp quần không chỉ thể hiện trong công việc mà còn thể hiện qua sự cầu nguyện, khi Chúa Giêsu dạy rằng: "Thầy còn bảo thật anh em: nếu ở dưới đất, hai người trong anh em hợp lời cầu xin bất cứ điều gì, thì Cha Thầy, Ðấng ngự trên trời, sẽ ban cho. Vì ở đâu có hai ba người họp lại nhân danh Thầy, thì có Thầy ở giữa họ".
Tạ Ân Phúc